Una semana con IA para un MSL o medical advisor

El problema no es leer más rápido

Quien trabaja en medical affairs lee mucho, prepara reuniones con especialistas, recoge lo que le cuentan, acude a congresos y debe traducir todo eso en algo útil para su equipo. Los síntomas se parecen en todas las compañías: demasiados papers para el tiempo disponible, una búsqueda que nadie recuerda cómo se hizo, notas de reunión que llegan tarde, insights que viven en un cuaderno y un congreso del que se vuelve con carpetas de pósters.

La pregunta de esta guía no es qué herramienta lee mejor un estudio. Es otra: ¿cómo organizo mi semana para tener claro qué he leído, qué he decidido descartar y de dónde sale cada cosa que cuento? La IA acelera algunos pasos, pero la disciplina que importa es de fuente: cada dato vuelve a un documento que alguien ha abierto.

Para verlo, la guía sigue a Marta, una persona de ejemplo: una MSL ficticia que trabaja en un área terapéutica genérica y que no pertenece a ninguna compañía real. Cada sección es un momento de su semana. Para la visión de la función, qué trabajos se mezclan y qué no se delega, está la página de IA para medical affairs; para el trabajo de quien investiga en el ámbito académico, la de IA para investigadores.

Esto no es asesoramiento regulatorio. En un equipo, estos flujos deben adaptarse a las herramientas y a las políticas que autorice la compañía.

La semana de Marta

Una semana tipo de ejemplo, no un estudio de campo. Sirve para ver dónde se pierde el rastro de la información.

Los tres flujos en una imagen

La semana de Marta se organiza en tres flujos. El primero va de la búsqueda a la fuente. El segundo acompaña una reunión científica de principio a fin. El tercero convierte un congreso en un resumen interno con enlaces. Los tres terminan igual: volviendo a la fuente.

Tres reglas los sostienen. La IA ayuda a ordenar y a localizar, no a decidir qué evidencia cuenta. Cada dato que Marta cuente tiene que poder rastrearse hasta un documento abierto. Y todo lo que sea una pregunta médica, un uso no autorizado o un posible evento adverso sale del flujo y sigue el procedimiento de su compañía.

Lunes: de la búsqueda a la fuente

El flujo de literatura tiene cinco pasos. Marta no necesita cinco herramientas: necesita un orden y un registro. El registro es lo que permite, tres semanas después, saber por qué un artículo entró o no entró en una lectura.

Dos advertencias sobre el material. Si en la lectura de un estudio Marta detecta algo que parece un efecto adverso, eso no pasa al informe de insights: lo traslada a farmacovigilancia por el cauce interno de su compañía, que es quien responde de ello. Y si un estudio trata una indicación que no está autorizada, queda fuera del flujo general: no se resume ni se prepara con IA material para presentar.

REGISTRO DE BÚSQUEDA

PREGUNTA (una frase):
FECHA:
HERRAMIENTA(S) Y TÉRMINOS USADOS:
CRITERIOS DE INCLUSIÓN (escritos ANTES de ver resultados):
CRITERIOS DE EXCLUSIÓN:

RESULTADOS REVISADOS (uno por línea):
Título · Fuente completa · ¿Entra? (sí/no) · Motivo si no entra

PARA LEER A FONDO:
1.
2.

PENDIENTE DE COMPROBAR EN EL ORIGINAL:

NOTA: lo que no esté en el artículo abierto no se da por cierto.

1. 1. Buscar

   Parte de una pregunta escrita en una frase y apunta cómo has buscado: herramienta, fecha, términos. Una herramienta de literatura como Elicit, Consensus o SciSpace propone candidatos; no define el universo de lo publicado.

2. 2. Cribar

   Aplica criterios de inclusión que has escrito antes de mirar los resultados. La herramienta puede preseleccionar por título y resumen; la decisión es tuya, y apuntas un motivo de descarte por cada artículo que sacas.

3. 3. Leer

   Abres el artículo completo. Un lector con citas, como Humata o Claude, ayuda a localizar apartados y a preguntar por tablas, pero lo que vas a usar lo has leído tú.

4. 4. Resumir

   Rellenas una ficha de evidencia con cada dato y su página. El resumen es para ti y tu equipo, no una prueba.

5. 5. Volver a la fuente

   Antes de contar un dato a alguien, lo cotejas con el original. Si la ficha y el artículo no coinciden, manda el artículo.

Leer un paper sin perder la página de origen

Un asistente puede explicar un apartado difícil o extraer los datos de una tabla, y también puede cambiar una cifra o perder una limitación. Este prompt obliga a cada dato a llevar su apartado y su página, y a señalar lo que el artículo no dice. Se usa con un documento de acceso público o, si la compañía lo permite, en un entorno autorizado.

El resultado se compara con el artículo. Es una ayuda para encontrar, no una sustitución de la lectura.

Trabaja SOLO con el texto del artículo que te pego. No uses conocimiento externo y NO inventes ni completes referencias.

Devuelve:
1. TIPO DE ESTUDIO Y POBLACIÓN (con la página o el apartado de donde sale)
2. OBJETIVO DEL ESTUDIO (con su apartado)
3. RESULTADOS PRINCIPALES: cada dato con su cifra exacta tal como aparece y su tabla, figura o página
4. LIMITACIONES que reconocen los propios autores (con apartado)
5. LO QUE EL ARTÍCULO NO DICE sobre mi pregunta: [escribe aquí tu pregunta]
6. DATOS QUE NO PUEDO VERIFICAR CON EL TEXTO PEGADO

Reglas:
- Si una cifra no aparece literalmente en el texto, no la incluyas.
- No hagas recomendaciones, interpretaciones clínicas ni comparaciones con otros estudios.
- Si el artículo trata un uso no autorizado del medicamento, escribe «ALTO: fuera del flujo general» y no sigas con esa parte.
- Si menciona una posible reacción adversa, escribe «ALTO: farmacovigilancia» y no la desarrolles.

ARTÍCULO:
[pega aquí el texto de un artículo público]

La ficha de evidencia: un resumen con su rastro

La ficha de evidencia es el artefacto que más cambia la semana de Marta. En una página, cada hallazgo con su fuente, y una casilla que dice si el original se ha abierto. Una ficha con la casilla vacía es un borrador, no algo que se cuente.

FICHA DE EVIDENCIA

PREGUNTA:
FUENTE COMPLETA (autores, título, revista, año, enlace):
TIPO DE ESTUDIO Y POBLACIÓN:
RESULTADO PRINCIPAL (cifra exacta + tabla o página):
LIMITACIONES (según los autores, con apartado):
LO QUE NO DICE:
USO AUTORIZADO: ¿el estudio trata una indicación o una población dentro de lo autorizado? (sí / no / no sé → consultar)
MENCIÓN DE REACCIONES ADVERSAS: (sí → canal de farmacovigilancia / no)

ESTADO:
[ ] He abierto el original
[ ] He cotejado cada cifra con la fuente
[ ] Un compañero ha revisado la ficha

Mi lectura (queda separada de lo que dice el estudio):

Martes a jueves: preparar una reunión científica

El segundo flujo acompaña una reunión científica con un especialista de principio a fin. Antes, Marta prepara un guion de lectura con lo que ya ha leído; durante, escucha; después, ordena sus notas, separa los insights de los datos, los revisa y deja el seguimiento.

La preparación se hace solo con material que Marta ya tiene: sus fichas de evidencia y sus notas de reuniones anteriores. La IA no aporta información clínica nueva ni sugiere qué decir de un medicamento. Y la reunión misma, por defecto, no se graba: no se asume que grabar una conversación con un profesional sanitario esté permitido, y solo se plantea si el profesional lo consiente de forma expresa y la compañía lo permite por escrito.

Trabaja SOLO con mis fichas de evidencia y mis notas de reuniones anteriores que te pego. No añadas información clínica ni datos que no estén en ellas, y no inventes referencias.

Prepara un GUION DE REPASO para una reunión científica:
1. LO QUE YO SÉ SOBRE EL TEMA (solo lo que está en mis fichas, cada punto con su fuente)
2. LO QUE HABLAMOS LA ÚLTIMA VEZ (solo de mis notas, con fecha)
3. PREGUNTAS ABIERTAS QUE QUERÍA HACER (solo las que anoté)
4. PREGUNTAS QUE PODRÍA HACER PARA ENTENDER SU EXPERIENCIA (sobre su práctica y su opinión, nunca sobre el medicamento ni sobre pacientes concretos)
5. COSAS A NO HACER EN ESTA REUNIÓN: responder preguntas médicas con información no aprobada, hablar de usos no autorizados

Si un dato necesario falta, escribe «sin dato». No recomiendes mensajes sobre el producto.

MIS FICHAS Y NOTAS:
[pega aquí fichas y notas, sin datos de pacientes]

1. 1. Preparar

   Reúne las fichas de evidencia que ya tienes sobre el tema y tus notas de reuniones anteriores con esa persona. Pide un guion de repaso: qué has leído, qué preguntas quieres hacer, qué querrías escuchar.

2. 2. Notas

   Al acabar, anota con tus palabras lo que se ha comentado, sin datos de pacientes. Mejor con el coche aparcado, como en la semana de un visitador médico.

3. 3. Insights

   Un asistente ordena tus notas en observaciones separadas: lo que comentó el profesional, el contexto, y una etiqueta que deja claro que es una opinión. No son datos.

4. 4. Revisar

   Lees lo ordenado y lo corriges. Lo que se registra en el sistema de la compañía es tu versión, siguiendo su procedimiento.

5. 5. Seguimiento

   Tareas con fecha solo si se dijo, y un correo de seguimiento de logística. Si se pidió algo médico, se traslada a información médica por el canal oficial.

De las notas a los insights, sin mezclarlos con datos

Un insight es lo que un profesional piensa, ve en su práctica o echa en falta. Es útil, y no es evidencia. Esta distinción es la que se pierde cuando las notas se amontonan: acaban convertidas en frases del tipo «los especialistas opinan que…» como si fueran un dato. La plantilla obliga a etiquetar cada observación y a dejar fuera lo que no debe entrar en el sistema.

Los insights que se registran lo hacen siguiendo el procedimiento de la compañía. Lo que cuenta un profesional sobre un paciente concreto, una posible reacción adversa o un uso no autorizado no se registra como insight en una herramienta de IA: se resuelve por el canal que corresponda.

No pegues en este prompt datos de pacientes, ni eventos adversos, ni dudas clínicas concretas, información sobre usos no autorizados ni nada que tu compañía no permita. Si tus notas incluyen algo de eso, no lo pegues: esa parte sigue el procedimiento interno de tu compañía.

Eres un asistente que ordena notas de reuniones científicas. Trabaja SOLO con las notas de la reunión que pego debajo.

Reglas:
1. No completes lagunas ni deduzcas intenciones. Si falta un dato, escribe «sin dato».
2. Separa cada observación y etiquétala como OPINIÓN DEL PROFESIONAL, OBSERVACIÓN DE SU PRÁCTICA o NECESIDAD EXPRESADA. Ninguna es un dato científico.
3. No atribuyas una opinión a una persona si mis notas no la identifican.
4. Si una nota menciona un paciente, una posible reacción adversa, una pregunta clínica o un uso no autorizado, detén esa parte y escribe «ALTO: sigue el procedimiento de mi compañía». Continúa con el resto.
5. No añadas conclusiones ni recomendaciones.

Devuelve:
A) CONTEXTO (tema y fecha)
B) OBSERVACIONES (una por línea, con su etiqueta)
C) TEMAS QUE SE REPITEN EN ESTA NOTA
D) PREGUNTAS QUE QUEDARON ABIERTAS (solo «derivar a…», sin detalle)
E) TAREAS (tarea · fecha o «sin fecha»)

NOTAS:
[pega aquí tus notas]

Si hay congreso: de las sesiones a un resumen con enlaces

El tercer flujo cubre lo que ocurre cuando hay congreso. Marta no puede asistir a todas las sesiones, así que anota lo que ve y vuelve con material heterogéneo: notas, títulos de pósters, resúmenes publicados. El riesgo es el de siempre: que el resumen interno mezcle lo que se vio con lo que se supone y que no se sepa de qué sesión sale cada cosa.

El flujo es: sesiones, notas, temas, enlaces y resumen interno. La IA agrupa por temas lo que Marta ya ha escrito y lo que ha reunido, y exige que cada tema cite sus fuentes: el número de resumen, el título o el enlace que ella haya aportado. No inventa referencias. Los resultados presentados en un póster o en un resumen de congreso suelen ser preliminares, y el resumen lo indica.

Trabaja SOLO con mis notas del congreso y con la lista de títulos o enlaces de sesiones, pósters y resúmenes que te pego. NO inventes ni completes referencias: si una fuente no está en mi lista, no la menciones.

Devuelve:
1. TEMAS: agrupa mis notas en máximo 6 temas, cada uno con un título corto
2. POR CADA TEMA: qué anoté (con mis palabras, sin ampliarlo), y las fuentes de mi lista que lo respaldan (título o enlace). Si un tema no tiene fuente en mi lista, escribe «sin fuente: comprobar»
3. MARCA «PRELIMINAR» en lo que provenga de pósters o resúmenes de congreso
4. LO QUE NO SÉ: puntos de mis notas que no puedo confirmar con mi lista
5. BORRADOR DE RESUMEN INTERNO (máximo 12 líneas), solo para el equipo: sin mensajes sobre el producto y sin usos no autorizados

Si mis notas incluyen datos de pacientes o posibles reacciones adversas, detén esa parte con «ALTO: sigue el procedimiento de mi compañía».

MIS NOTAS:
[pega aquí tus notas]

MI LISTA DE FUENTES:
[pega aquí títulos o enlaces]

Cuando alguien pregunta algo médico

Este es el límite más importante de la guía. Un profesional puede preguntar a Marta por un uso del medicamento que no está autorizado, por un caso clínico o por datos que ella no tiene. Responder no es una tarea para un asistente, y una respuesta de información médica la da el equipo que corresponde, no un texto generado.

La compañía tiene un canal para esas preguntas y un procedimiento para contestarlas. El papel de Marta es trasladar la pregunta, sin responderla con información que no esté aprobada. Y si lo que se cuenta es una posible reacción adversa, el canal es el de farmacovigilancia, que el Real Decreto 577/2013 pone a cargo del titular de la autorización, y lo que Marta escuche no se queda en una nota.

Reuniones de equipo y formación interna

No todo es externo. Las reuniones de equipo y la formación científica interna también se benefician de un orden. Para las reuniones, el flujo de transcripción, resumen, decisiones y tareas es el mismo que se describe en la semana de un visitador médico, con las mismas puertas previas: consentimiento, política de la compañía, herramienta autorizada, ubicación de los datos y confidencialidad.

Para la formación científica interna, un cuaderno con los documentos aprobados y los estudios clave, por ejemplo en NotebookLM en un entorno autorizado, permite hacer preguntas de repaso con enlace a la fuente. Sirve para estudiar. Lo que se cita sigue saliendo del documento original.

Antes de usar un dato en una conversación

Esta es la lista corta que Marta repasa antes de contar un dato, venga de donde venga. Ocupa menos de un minuto y evita la mayoría de los problemas.

ANTES DE USAR UN DATO

[ ] ¿He abierto el artículo original, no solo un resumen?
[ ] ¿La cifra que voy a decir está literalmente en el original, con su tabla o su página?
[ ] ¿Coincide la población del estudio con la de mi conversación?
[ ] ¿Distingo lo que dice el estudio de mi interpretación?
[ ] ¿El estudio trata un uso o una población dentro de lo autorizado? Si no lo sé, lo consulto antes.
[ ] ¿La referencia existe y la tengo completa (autores, título, revista, año, enlace)?
[ ] ¿El estudio menciona una posible reacción adversa? Entonces va por farmacovigilancia.
[ ] ¿Una persona ha revisado este material, no solo yo y un asistente?

Si una respuesta es «no», el dato no se cuenta todavía.

Tres niveles: de las plantillas a un espacio común de evidencia

La guía funciona en tres niveles, que se distinguen por lo que está autorizado y por quién tiene que aprobarlo. Los tres flujos ya aportan en el primero.

El nivel 3 no es sencillo: conectar alertas de literatura, un espacio común de fichas y el registro de insights en el sistema de la compañía implica a sistemas, protección de datos, compliance y al área médica y regulatoria.

Herramientas, por flujo

Las herramientas vienen después de los flujos. La tabla no es una clasificación: señala qué categoría ayuda en cada flujo de literatura, reuniones y congresos, con enlace a la ficha del directorio cuando existe. Ninguna está presentada como autorizada por una farmacéutica; esa decisión es de cada compañía.

Qué no hacer

Son los usos que la guía deja fuera del flujo general. Para la mayoría, no hay versión «con más cuidado»: se resuelven por otro canal.

• No pidas a un asistente que responda una pregunta médica de un profesional. Se traslada a información médica por el canal oficial.
• No inventes ni completes referencias, y no aceptes una referencia que no puedas abrir: es la señal clásica de que el asistente la ha inventado.
• No uses un resumen como evidencia ni cites desde él. Se cita el documento original.
• No generes ni prepares con IA contenido sobre usos no autorizados del medicamento.
• No pegues datos de pacientes ni posibles reacciones adversas en un asistente: siguen el procedimiento de tu compañía.
• No cargues documentos internos o confidenciales en una herramienta que tu compañía no haya autorizado.
• No presentes un insight como un dato: es una opinión de un profesional.
• No automatices la decisión final sobre qué evidencia entra o sale.
• No grabes una reunión con un especialista por defecto.

Guardarraíles: qué sale del flujo y quién lo recoge

Los colores resumen qué tipo de trabajo admite ayuda y cuál no, y no son el centro de la guía. Describen el tipo de trabajo; el color final lo marcan el contexto y las políticas internas de tu compañía.

Para empezar: el registro de búsqueda y la ficha

No hace falta montar los tres flujos a la vez. Empieza por dos cosas que cambian más: el registro de búsqueda y la ficha de evidencia. Con eso, cada dato que cuentes tendrá un rastro. Después, las notas de reunión con la plantilla de insights; más adelante, el flujo del congreso.

Si en tu compañía no hay ninguna herramienta autorizada, las plantillas siguen valiendo: lo que importa es la disciplina de fuente. En un equipo, estos flujos deben adaptarse a las herramientas y políticas autorizadas por la compañía.

Para seguir con más contexto: la visión de la función está en IA para medical affairs; el trabajo de quien investiga, en IA para investigadores; y para comparar herramientas, las guías de compra de IA para buscar artículos científicos y de IA para resumir y analizar PDF.