Una semana con IA para un responsable de formación pharma

Producir es lo fácil; mantenerlo vigente, no

Un responsable de formación de un laboratorio no sufre por falta de herramientas para crear un vídeo o un quiz. Sufre por otras cosas: llega material nuevo y hay que formar rápido, el mismo contenido tiene que existir en varios formatos y varios idiomas, hay módulos que llevan meses publicados y nadie sabe si siguen vigentes, y cada actualización obliga a rehacer varias piezas a mano.

La pregunta de esta guía es: ¿cómo produzco y mantengo formación sobre contenido aprobado sin confundir la parte pedagógica, que sí puedo acelerar, con la parte científica y regulatoria, que no es mía ni de una herramienta? La IA entra en lo primero. Lo segundo lo deciden personas y procedimientos.

Para verlo, la guía sigue a Sergio, una persona de ejemplo: un training manager ficticio de un laboratorio genérico, sin relación con ninguna compañía real. Para la visión de la función, la diferencia entre pedagogía y contenido y las herramientas, está la página de IA para formación en la industria farmacéutica; para el trabajo de quien recibe esta formación en el campo, la de IA para visitadores médicos.

Esto no es asesoramiento regulatorio. En un equipo, estos flujos deben adaptarse a las herramientas y a las políticas que autorice la compañía.

La semana de Sergio

Una semana inventada para el ejemplo, sin datos de ninguna compañía. Muestra en qué momentos se pierde el control de las versiones.

El flujo en una imagen

Todo el trabajo de Sergio sigue ocho pasos. Empiezan por el material aprobado y terminan con una versión identificable. Entre medias, la IA produce borradores de estructura, objetivos, piezas, preguntas y guiones, y una revisión científica y regulatoria, que no es de la IA, decide si el módulo puede salir.

Dos reglas lo ordenan. La fuente manda: si el material aprobado cambia, todo lo que parte de él vuelve a revisión. Y cada pieza lleva su fuente: una pregunta o una tarjeta sin referencia a un apartado del documento no se publica.

Lunes: qué material tienes y de qué versión

Antes de producir nada, Sergio necesita saber qué parte de qué. La ficha de módulo es lo que permite, meses después, saber de qué documento y de qué versión sale una formación y qué hay que revisar cuando esa versión cambia. Sin ella, nadie sabe si un módulo sigue vigente.

La ficha la rellena una persona. La IA no decide qué documento es el vigente: lo dice quien lo aprueba.

FICHA DE MÓDULO

MÓDULO (título):
PÚBLICO (quién lo hace):
DOCUMENTO APROBADO DE ORIGEN:
VERSIÓN Y FECHA DE ESE DOCUMENTO:
QUIÉN LO HA APROBADO Y DÓNDE CONSTA:

PIEZAS DERIVADAS (una por línea):
Tipo (tarjetas / quiz / audio / vídeo / presentación) · Idioma · Fecha de creación · Estado (borrador / en revisión / publicada / retirada)

REVISIÓN CIENTÍFICA Y REGULATORIA:
Quién · Fecha · Resultado

SI CAMBIA EL DOCUMENTO DE ORIGEN:
[ ] Se marcan todas las piezas derivadas como «en revisión»
[ ] Se identifican los apartados afectados
[ ] Se actualizan las piezas y se vuelven a enviar a revisión
[ ] Se retiran las versiones anteriores

Martes: estructura y objetivos a partir del documento

El primer trabajo pedagógico de la IA es ordenar. A partir de un documento aprobado, un asistente propone qué temas ver y en qué orden, y qué debería saber hacer quien aprende al terminar. Es un borrador para Sergio. No decide qué es importante del medicamento ni qué se omite: eso depende del contenido aprobado y de quien lo revisa.

Este prompt trabaja solo con el texto que se pega, en un entorno que la compañía autorice, y obliga a que cada tema y cada objetivo citen el apartado del documento del que salen.

Trabaja SOLO con el texto del documento aprobado que te pego y desde una cuenta que mi compañía autoriza. Nada de conocimiento externo.

Propón:
1. ESTRUCTURA DEL MÓDULO: temas en un orden de aprendizaje razonable. Cada tema cita el apartado o la página del documento de donde sale.
2. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE: por tema, 2 o 3 objetivos formulados como «al terminar, la persona sabrá…» o «podrá explicar…». Cada objetivo cita su apartado.
3. LO QUE NO ESTÁ CUBIERTO: partes del documento que no encajan en ningún tema y deberían revisarse con quien lo aprobó.

Reglas:
- No decidas qué es más o menos importante clínicamente: ordénalo solo por claridad de aprendizaje.
- No incluyas dosis ni cifras complejas en los objetivos: remite al documento («ver apartado X»).
- No hagas afirmaciones sobre el medicamento que no estén en el texto.

DOCUMENTO APROBADO (versión y fecha: [indícalas]):
[pega aquí el texto]

Piezas cortas y tarjetas, con su fuente

El microcontenido son piezas cortas con una sola idea cada una, pensadas para estudiar en los ratos libres. Una tarjeta es una pregunta y una respuesta; una pieza de lectura, un párrafo. Lo decisivo es que cada una indique el apartado del documento aprobado del que sale, para poder comprobarla y actualizarla.

Las piezas que dependen de una cifra compleja, como una dosis, remiten al documento en lugar de repetirla: así no se queda desactualizada una cifra copiada en veinte tarjetas.

Trabaja SOLO con el texto aprobado que te pego. No añadas datos. Indica en cada tarjeta el apartado o la página de origen.

Crea [número] TARJETAS de repaso, cada una con este formato:
PREGUNTA:
RESPUESTA (corta, con las palabras del documento cuando sea posible):
FUENTE: apartado o página
TIPO: concepto / proceso / advertencia / otro

Reglas:
- Una sola idea por tarjeta.
- Si la respuesta incluye una dosis o una cifra compleja, escribe «ver documento, apartado X» en lugar de repetirla.
- No inventes preguntas sobre cosas que el texto no dice.
- No hagas comparaciones con otros medicamentos.

Al final, lista aparte «PUNTOS CONFUSOS DEL TEXTO» que convendría aclarar con quien lo aprobó.

TEXTO APROBADO:
[pega aquí el apartado y su versión]

Convertir un documento aprobado en un quiz

Un quiz mal hecho enseña algo falso con la mejor intención. Por eso cada pregunta lleva su respuesta correcta, una explicación breve y la fuente, y las opciones incorrectas se construyen con errores plausibles que el propio documento permite descartar, no con afirmaciones inventadas sobre el medicamento.

Sergio revisa todas las preguntas antes de pasarlas a revisión: una por una, contra el documento. La IA no valida el contenido de su propio quiz.

Trabaja SOLO con el texto aprobado que te pego. Crea [número] preguntas tipo test de repaso.

Por cada pregunta:
PREGUNTA:
OPCIONES: A, B, C, D (una correcta)
CORRECTA:
EXPLICACIÓN (1 o 2 líneas, con palabras del texto)
FUENTE: apartado o página

Reglas:
- Las opciones incorrectas deben ser errores plausibles pero descartables con el propio texto. No inventes afirmaciones sobre el medicamento.
- No hagas preguntas sobre cifras complejas o dosis: pregunta por el concepto y remite al documento.
- No incluyas casos clínicos de pacientes ni usos no autorizados.
- Si el texto no basta para una buena pregunta, no la fuerces: dilo.

Al final, escribe «REVISAR CONTRA EL DOCUMENTO: cada pregunta, una por una».

TEXTO APROBADO:
[pega aquí el apartado y su versión]

Jueves: guion de vídeo y audio con el texto aprobado

Convertir un módulo en vídeo o en audio es donde más tentador resulta dejar que una herramienta «redacte mejor». Se evita con una regla: el guion es el texto aprobado, ajustado a un formato oral, no un texto nuevo. Un avatar pronuncia lo que se le escribe: un guion que se desvíe del texto aprobado produce un vídeo que también se desvía.

Para producir, herramientas como Synthesia, Colossyan o HeyGen generan vídeo con presentador a partir de un guion, y ElevenLabs o Speechify convierten texto en audio. El guion pasa por la misma revisión que cualquier otro contenido. Un audio se escucha entero antes de darlo por válido, por la pronunciación de los nombres de medicamentos.

GUION DE VÍDEO O AUDIO

MÓDULO Y VERSIÓN DEL DOCUMENTO DE ORIGEN:
FORMATO: [vídeo con presentador / audio de estudio]
DURACIÓN OBJETIVO: [la que decidas; no se promete]

ESCENAS O BLOQUES (uno por línea):
1. Texto a decir (adaptado a oral, SIN cambiar el contenido aprobado)
   Apartado de origen:
   Material visual (solo si es material aprobado):
2. ...

REGLAS DE ESTE GUION:
- El texto sale del documento aprobado: se adapta el registro (frases cortas), no el contenido.
- Dosis y cifras complejas: no se leen; se remite al documento («consulta el apartado X»).
- El avatar o la voz no dicen nada que no esté en el guion.
- Nada de casos de pacientes ni usos no autorizados.

REVISIÓN:
[ ] Guion cotejado con el documento
[ ] Revisión científica y regulatoria
[ ] Audio o vídeo escuchado entero, con atención a nombres de medicamentos
[ ] Idioma revisado por alguien que conoce el contenido

Preparar el onboarding de una incorporación

El onboarding es una selección y un orden de módulos que ya existen, más lo específico de la compañía y del puesto. La IA ayuda a ordenar y a repartir, y no a crear contenido sobre el producto: el contenido ya está en los módulos aprobados.

Un plan que parte de la lista de módulos vigentes, con su versión, evita la situación de que una persona nueva aprenda de material retirado. El plan no promete duraciones: las fija quien conoce el puesto.

PLAN DE ONBOARDING (borrador para revisar)

PUESTO Y EQUIPO:
FECHA DE INCORPORACIÓN:
RESPONSABLE DEL ONBOARDING:

MÓDULOS VIGENTES A COMPLETAR (solo de la lista de módulos con versión):
Módulo · Versión · Orden · Formato (lectura / audio / vídeo) · ¿Con quién lo repasa?

COSAS DE LA COMPAÑÍA (no son módulos de producto):
- Herramientas autorizadas y reglas de datos
- Canales: dudas clínicas, eventos adversos, quién es quién
- Procesos internos

REPASOS: qué se vuelve a mirar y cuándo (lo fija el responsable)

EVALUACIÓN: quién la hace y con qué (quiz del módulo + conversación)

NOTAS:
- Si un módulo se actualiza durante el onboarding, se avisa y se sustituye.
- La persona estudia con el material aprobado; los resúmenes son ayuda de estudio, no sustituyen la fuente.

Viernes: cuando cambia la fuente, qué hay que actualizar

Este es el trabajo que más tiempo se lleva sin que se vea: cuando el documento aprobado se actualiza, todo lo que parte de él deja de ser fiable. La IA ayuda a localizar qué ha cambiado y qué piezas se ven afectadas, comparando dos versiones; Sergio comprueba la comparación y decide qué se rehace.

La comparación se hace sobre los textos que se pegan, no sobre lo que el asistente cree recordar. Y todo lo que se actualice vuelve a revisión científica y regulatoria y no se publica hasta que la supera. Mientras tanto, las piezas afectadas se marcan como pendientes de revisión y no se siguen usando como si fueran vigentes.

Compara DOS versiones de un documento aprobado y ayúdame a localizar qué piezas de formación quedan afectadas. Trabaja SOLO con los textos que te pego; no uses conocimiento externo.

Devuelve:
1. CAMBIOS ENTRE VERSIONES: lista de apartados que han cambiado, con el texto anterior y el nuevo, tal como aparecen
2. APARTADOS SIN CAMBIOS (resumen breve)
3. PIEZAS AFECTADAS: de mi lista de piezas derivadas, cuáles dependen de un apartado que ha cambiado y por qué
4. LO QUE NO PUEDO CONFIRMAR: cambios que podrían estar en una parte del texto que no me has pegado

Reglas:
- No interpretes el alcance clínico del cambio: solo señala dónde cambia el texto.
- No propongas redacciones nuevas del contenido; eso lo decide quien aprueba.
- Si una cifra cambia, indícala sin valorarla.

VERSIÓN ANTERIOR (indica versión y fecha):
[pega aquí]

VERSIÓN NUEVA (indica versión y fecha):
[pega aquí]

MIS PIEZAS DERIVADAS (módulo · pieza · apartado de origen):
[pega aquí]

¿Sigue vigente este módulo?

Saber qué material está obsoleto no lo decide una herramienta: lo decide quien mantiene la lista de documentos vigentes. Lo que sí se puede es hacer la pregunta con un orden y a intervalos regulares, para que no dependa de que alguien se acuerde.

¿SIGUE VIGENTE ESTE MÓDULO?

[ ] ¿Consta en la ficha de módulo el documento de origen y su versión?
[ ] ¿Esa versión sigue siendo la vigente, según quien la aprueba?
[ ] ¿Se ha actualizado el documento desde la fecha de creación del módulo?
[ ] ¿Todas las piezas derivadas (tarjetas, quiz, audio, vídeo, otros idiomas) parten de la misma versión?
[ ] ¿Hay piezas en otros idiomas que no se hayan actualizado a la vez?
[ ] ¿La última revisión científica y regulatoria es posterior al último cambio?
[ ] ¿Alguien usa este módulo en un onboarding o una formación activa?

Si alguna respuesta es «no» o «no sé»: se marca el módulo «en revisión» y se retira de las formaciones activas hasta que se aclare.

Localizar a otros idiomas sin perder la versión

Traducir un módulo es multiplicar el problema de las versiones por el número de idiomas. DeepL permite glosarios para mantener la terminología y, según su página, no usa el contenido de sus planes de pago para entrenar sus modelos, y HeyGen ofrece traducción y doblaje de vídeo en una larga lista de idiomas, según su página de planes. Que la máquina traduzca no significa que la traducción esté revisada.

La regla es sencilla: cada versión en otro idioma figura en la ficha del módulo, parte de la misma versión del documento y la revisa alguien que conozca el contenido y la lengua, con atención a los nombres de medicamentos y a la terminología médica. Cuando cambia el original, todas las traducciones vuelven a revisión.

Tres niveles: de la ficha de módulo a un LMS conectado

Los flujos funcionan en tres niveles. No hace falta llegar al tercero: la ficha de módulo, los prompts de estructura, tarjetas y quiz ya aportan en el primero.

El nivel 3 no es sencillo: conectar un repositorio de material aprobado, un LMS y las herramientas de producción implica a sistemas, protección de datos, compliance y al área médica y regulatoria.

Herramientas, por paso del flujo

Las herramientas vienen después del flujo. La tabla no ordena herramientas por calidad: relaciona cada categoría con el paso de la producción pedagógica donde ayuda. Que una herramienta esté aquí no significa que tu compañía la autorice; eso lo decide ella.

Qué no hacer

Lo que sigue queda fuera del flujo. El riesgo aquí rara vez es técnico: casi siempre es de contenido.

• No dejes que una herramienta decida qué documento es el vigente ni qué contenido está aprobado.
• No conviertas un role-play con IA en un generador de afirmaciones sobre el medicamento: se acota a habilidades de conversación y a un guion aprobado.
• No publiques una pieza sin la fuente de cada dato ni sin pasar por la revisión científica y regulatoria.
• No copies dosis y cifras complejas en tarjetas, audios o vídeos: remite al documento.
• No traduzcas material regulado con una herramienta automática y lo publiques sin revisión.
• No pegues documentos internos en un asistente sin permiso de tu compañía.
• No uses voces ni avatares de personas reales sin su autorización expresa.
• No dejes módulos publicados sin saber de qué versión parten.

Guardarraíles: contenido, versión y traducción

Los tres colores son una capa breve sobre el flujo. El Real Decreto 1416/1994 obliga a que los visitadores reciban la formación adecuada del laboratorio, y por eso importa que lo que se enseñe sea exacto; el color describe el tipo de trabajo, y la política de tu compañía manda.

Para empezar: la ficha de módulo y la lista de vigencia

Empieza por lo que más ordena: la ficha de módulo y la lista de comprobación de vigencia. No necesitas ninguna herramienta nueva para saber qué módulo parte de qué versión. Después, el prompt de tarjetas sobre un solo apartado, y más adelante el quiz y el guion de vídeo.

Sin ninguna herramienta autorizada en tu compañía, la ficha y las listas funcionan igual en un documento compartido. En un equipo, estos flujos deben adaptarse a las herramientas y políticas autorizadas por la compañía.

Para ampliar, la función en conjunto se describe en IA para formación en la industria farmacéutica. Quien recibe la formación en campo tiene su página en IA para visitadores médicos, con su semana de trabajo; y el mapa de las demás funciones, en IA en la industria farmacéutica.